Verslag van de Raad van Bestuur

DOELSTELLING, BELEID EN BESTUUR

Doelstelling
De Stichting het van Weerden Poelman Fonds heeft tot doel om degenen die tot de doelgroep behoren te ondersteunen bij het overwinnen van financiële problemen die zijn ontstaan door sociale en/of medische omstandigheden. De persoonlijke verantwoordelijkheid staat altijd centraal, die zal de Stichting nooit overnemen. Het criterium ten aanzien van de doelgroep van het Fonds is als volgt vastgesteld: alle actief dienenden van de Koninklijke Luchtmacht en postactieve medewerkers die tenminste acht jaar een aanstelling bij de Koninklijke Luchtmacht hebben gehad, alsmede de gezinnen en nabestaanden van genoemde medewerkers.

Beleid
De Raad van Bestuur hecht er aan te onderstrepen dat met het ondersteunen van met name een actief dienende medewerker van de Koninklijke Luchtmacht niet alleen die individuele medewerker en zijn omgeving worden geholpen maar ook de Koninklijke Luchtmacht als organisatie. De organisatie is immers ook gebaat bij medewerkers die na ontvangen hulp meestal goed kunnen blijven functioneren.

Heel vaak is daadwerkelijke financiële steun noodzakelijk, soms is het geven van advies voldoende om problemen te overwinnen. Ook wordt steeds bezien of begeleiding door derden wenselijk of zelfs noodzakelijk is. Daar waar het medisch aspect doorslaggevend is, volgt in het algemeen een gehele of gedeeltelijke schenking om in de behoefte te voorzien. Andere sociaal financiële moeilijkheden komt het Fonds tegemoet met een (renteloze) lening. Het Bestuur heeft in 2011 een beleidsnotitie "Een toekomstbestendig Fonds" opgesteld waarin iets strengere toekenningscriteria voor financiële ondersteuning zijn geformuleerd. Deze criteria zijn daarna door de Raad van Toezicht geaccordeerd.

Raad van Bestuur
Op 29 september 2012 heeft de Raad van Bestuur tijdens de festiviteiten rond het 65-jarig bestaan van de Stichting de scheidend 2e Penningmeester, Eerste-Luitenant J.M. Meuwese, benoemd tot Erelid van der Stichting. Per 31 december 2012 heeft hij na een bestuursperiode van 25 jaar de Raad van Bestuur verlaten. In zijn vervanging was reeds twee jaar geleden voorzien. Na een gedegen inwerkperiode heeft Eerste-Luitenant b.d. J.P.M. Broeren per 1 juli 2012 de functie van 2e Penningmeester overgenomen.

Raad van Toezicht
Twee maal per jaar (maart en november) vergadert de Raad van Toezicht met het Dagelijks Bestuur van de Raad van Bestuur. Tijdens deze vergaderingen brengt de Raad van Bestuur verslag uit van het gevoerde beleid en haar werkzaamheden. Tevens wordt het concept Jaarverslag in de voorjaarsvergadering behandeld waarbij in grote lijnen wordt ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot het reilen en zeilen van de Stichting. De 1e Penningmeester doet daarbij verslag van de financiële situatie van de Stichting (Jaarrekening).

Tijdens de najaarsvergadering op 6 november 2012 heeft de Raad van Toezicht afscheid genomen van haar raadslid Kolonel Drs. R.A.H. Segaar. Hij heeft de functie van Stafofficier KLu Inspecteur Generaal der Krijgsmacht vanwege een overplaatsing neergelegd. De Voorzitter Raad van Toezicht bedankte hem voor zijn inzet en overhandigde hem een cadeau. Zijn opvolger is Luitenant-Kolonel W.F. Poelder.

Tijdens dezelfde najaarsvergadering heeft de heer Drs. R.R.A. van Zijl na acht jaar als lid afscheid genomen van de Raad van Toezicht. Hij kon de functie steeds moeilijker combineren met zijn functie van Directievoorzitter van de Rabobank Altena. De Voorzitter van de Raad van Toezicht heeft in een dankwoord de heer van Zijl bedankt voor zijn bewezen diensten voor het Fonds en hem een cadeau overhandigd.

De Raad van Bestuur heeft in overleg met de Raad van Toezicht besloten dat de goedkeurende verklaring van de accountant behorende bij de Jaarrekening van de Stichting in het vervolg zal komen te vervallen. Vanwege bezuinigingen en grotere werkdruk binnen de organisatie van de Audit Dienst Defensie (ADD) werd het voor de ADD steeds lastiger tijdig een goedkeurende verkloring af te geven. Daarom is besloten om per 1 januari 2013 een kascontrolecommissie te formeren vanuit de Raad van Toezicht. Twee leden van de Raad van Toezicht zullen zitting nemen in de kascontrolecommissie en de financiële administratie controleren.

VERKLARING KASCONTROLECOMMISSIE

Op het moment van uitgifte van het Jaarverslag 2012 alsmede de Jaarrekening 2012 was de goedkeurende verklaring van de kascontrolecommissie nog niet ontvangen. Deze zal - nadat deze is ontvangen - aan het originele Jaarverslag en Jaarrekening worden toegevoegd.

WERKWIJZE

Vergaderingen
Ten behoeve van het persoonlijke contact met de commandanten van het CLSK en met de Onderdeelsvertegenwoordigers bezoekt de Raad van Bestuur voor het houden van zijn vergaderingen de onderdelen van het CLSK. De commandanten van de onderdelen stellen steeds gastvrij de faciliteiten ter beschikking.

Voor de behandeling van aanvragen kwam de Raad van Bestuur in 2012 tien keer in een reguliere vergadering bijeen. Voor zaken die geen uitstel gedoogden is tussentijds overlegd, waarbij een "DB-beslissing" werd genomen, die in de daaropvolgende vergadering ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur werd voorgelegd. De navolgende onderdelen werden door de Raad van Bestuur in 2012 bezocht: het Vormingscentrum Beukbergen (onderdeel van het CDC), Vliegbasis Volkel, Staf Inspecteur Generaal der Krijgsmacht (2x), Vliegbasis Leeuwarden, Vliegbasis Eindhoven, Defensie Grondgebonden Luchtverdedigings Commando, Defensie Helikopter Commando, OKLu/Vliegbasis Woensdrecht en het Commando LSK.

Naast de reguliere vergaderingen is de RvB eenmaal bijeengekomen voor een jaarlijkse brainstormsessie. In die vergadering is onder meer gesproken over een herziening van de Statuten van de stichting, het Huishoudelijk Reglement. De Leidraad Onderdeelsvertegenwoordiger, het aanvraagformulier hulpverlening, criteria eindejaarsschenkingen, criteria inschakelen deurwaarder, samenstelling van de RvB en zittingsduur van de leden van de RvB. In de loop van 2012 is een aanvang gemaakt met het uitvoeren van diverse actiepunten over genoemde onderwerpen.

Onderdeelsvertegenwoordigers
Gedurende 2012 is het aantal Onderdeelsvertegenwoordigers in de Defensieorganisatie teruggelopen naar 11. Reden hiervoor is dat er binnen de NLDA, de Bestuursstaf en het CDC op cruciale functies binnen de Staf steeds minder KLu-vertegenwoordigers zitten. Daar komt bij dat er vanuit deze externe eenheden zelden tot nooit een aanvraag om financiële hulp komt. Voor het KLu-personeel geplaatst bij deze eenheden kan via de intranetpagina van de Stichting contact worden gezocht. De aanwezigheid van twee Onderdeelsvertegen-woordigers binnen het Defensie Helikopter Commando (gezien de omvang van het onderdeel) blijkt in de praktijk inderdaad noodzakelijk. Aangezien één van deze Onderdeelsvertegenwoordigers in 2012 met ontslag is gegaan zal worden omgezien naar een vervanger.

Ten behoeve van het veldwerk vormen de Onderdeelsvertegenwoordigers een belangrijke schakel in de organisatie van de Stichting. Zij inventariseren de problemen van actief dienend personeel en brengen die via het aanvraagformulier in kaart, al dan niet in samenwerking met de Bedrijfsmaatschappelijk Werker (BMW) van het Dienstencentrum Bedrijfs Maatschappelijk Werk en/of de Dienst Geestelijke Verzorging. Voor de bemiddeling van de groep mensen die de Koninklijke Luchtmacht heeft verlaten (veteranen en postactieven) zijn twee oud-medewerkers van het Diensten Centrum BMW beschikbaar om cliënten te begeleiden die niet meer in actieve dienst zijn.

PR-ACTIVITEITEN

Bij het aanbieden van het Jaarverslag 2011 op 24 augustus 2012 aan de Commandant Luchtstrijdkrachten Luitenant Generaal Schnitger, werd stilgestaan bij het 65-jarig bestaan van de Stichting in 2012. Op 25 september 2012 bestaat het Fonds 65 jaar. Generaal Schnitger gaf hierbij aan dat hij het Fonds wil betrekken in de festiviteiten van 100 jaar militaire luchtvaart in 2013. Het Fonds is verzocht om aan te geven of zij zich daar bij aan wenst te sluiten en op welke manier dat moet worden ingevuld. Verder is er naar aanleiding van het jubileum eind 2012 een artikel verschenen in De Vliegende Hollander naar aanleiding van het 65-jarig bestaan van het Fonds.

Alle PR-activiteiten hebben tot doel om de bereikbaarheid en de bekendheid van het Fonds te vergroten. Vanaf 2011 worst op de meeste KLu-onderdelen tijdens de introductie van nieuw geplaatst personeel door de Onderdeelsvertegenwoordiger of de Bedrijfs Maatschappelijk Werker een korte uitleg worden gegeven over de Stichting. Doel daarvan is de naamsbekendheid van de Stichting te vergroten en er aan bij te dragen dat iedereen in het bezit komt van de folder en zodoende beschikt over een telefoonnummer c.q. e-mailadres. De Stichting is bereikbaar onder het volgende nummer:

06 - 53 88 29 34   of   040 - 245 45 55

Intranet/Internet
Om het beleid nog beter onder de aandacht te brengen van de doelgroep is in het verslagjaar de website van het van Weerden Poelman Fonds nog beter toegankelijk gemaakt. Het betreft hier zowel het intranet (intern voor befensie) als het internet. Via de publieke websites (www.hetvanweerdenpoelmanfonds.nl en www.militairefondsen.nl kon men in contact komen met de Stichting. Door het invullen van een contactformulier wordt er een bericht gezonden aan de Secretaris.

Het Fonds is opgenomen op de webpagina’s van alle onderdelen en zodoende voor al het personeel bereikbaar. Op deze pagina staan de belangrijkste gegevens voor het geval men zich wil wenden tot de Stichting waaronder het militaire e-mailadres van de Secretaris. De aanwezigheid van het Fonds op intranet heeft ook al geresulteerd in schenkingen van personeel van sommige onderdelen. De webpagina is te vinden via Service -> Welzijn -> Het Van Weerden Poel man Fonds.

Overige activiteiten
Op 22 november 2012 heeft de Secretaris op verzoek van de Senior Stafmedewerker Diversiteit & Sociale Integratie bij het Centrum voor Mens en Luchtvaart een presentatie verzorgd over het Fonds aan de Vertrouwenspersonen van de Koninklijke Luchtmacht. Doel van deze presentatie was om de Vertrouwenspersonen een goed beeld te geven van waar het Fonds voor staat en wat het Fonds kan betekenen voor de medewerker van de Koninklijke Luchtmacht. In de praktijk blijkt namelijk dat steeds meer medewerkers via andere instanties (o.a. Geestelijk Verzorgers) hulp zoeken om uit de (financiële) problemen te komen.

65-Jarig bestaan
Op 25 september 2012 bestond het van Weerden Poelman Fonds 65 jaar. In al die jaren heeft het Fonds naar schatting enkele duizenden medewerkers en ex-medewerkers van de Koninklijke Luchtmacht financieel ondersteund. Gelet op het gemiddeld aantal aanvragen van 70 per jaar over de laatste jaren bij een steeds afnemend personeelsbestand, kan worden geconcludeerd dat er nog steeds behoefte bestaat aan een instantie die de (ex) KLu medewerker die in financiële moeilijkheden is geraakt, te ondersteunen. Die ondersteuning en aandacht voor de medewerker past ook in de traditie binnen de KLu van solidariteit: 'Eén team, één taak'.

Op zaterdag 29 september 2012 had de Raad van Bestuur dan ook onderdeelscommandanten, onderdeelsvertegenwoordigers, de leden van de Raad van Toezicht en alle oud-bestuursleden van de Raad van Bestuur uitgenodigd voor een receptie en een diner in hotel Princeville in Breda. Tijdens de receptie werd de Stichting verrast door een donatie van € 2.500,00 van de oud-Soesterbergvliegers. De Voorzitter ontving uit handen van de Voorzitter van oudSoesterbergvliegers, Eerste-Luitenant b.d. H.B. Hellendoorn, de cheque. Namens de leiding van de Koninklijke Luchtmacht was de Plaatsvervangend Commandant Luchtstrijdkrachten, Generaal-Majoor A. Tieland, aanwezig. Er is een kleine fotoimpressie opgenomen op bladzijde 9 en 10.

FINANCIËLE ZAKEN

Financiële situatie
Het Van Weerden Poelman Fonds had ook in 2012 nog enigszins last van de onrustige situatie op de financiële markten. De Stichting is inmiddels behoorlijk hersteld van de financiële crisis vanaf eind 2008. De gerealiseerde aanwas van het vermogen is voor een groot deel veroorzaakt door alle obligaties en staatsleningen te waarderen op marktwaarde. De effectenportefeuille zal niet of zeer beperkt worden uitgebreid, gezien de risico's op dit soort beleggingen. Diverse bedragen zijn weggezet bij verschillende banken (i.v.m. risicospreiding) tegen korte en lange looptijden. Op staatsleningen wordt momenteel niet ingeschreven aangezien het rendement lager is dan dat van een spaarrekening. De beleggingsportefeuille is in bewaring bij de ING Bank.

In 2012 is het rentepercentage van leningen en herzieningen van leningen gehandhaafd op 4%. De Raad van Bestuur behoudt zich het recht voor hiervan te kunnen afwijken. Ieder jaar wordt het rentepercentage opnieuw bekeken en indien nodig worden aangepast. Het vaststellen of aanpassen van het rentepercentage wordt in het vergaderverslag vastgelegd. Verder is voor de Raad van Bestuur een punt van zorg dat een steeds groter wordende groep debiteuren de aangegane overeenkomst niet volbrengt (dubieuze debiteuren / oninbare leningen). Om die reden wordt vaker een deurwaarder ingezet en wordt het Fonds dan ook geconfronteerd met een forse stijging van Gerechtskosten (Deurwaarders). De verwachting is dat die trend door zal zetten in 2013.

Het Jaarverslag en de Jaarrekening 2012 bevatten twee toelichtende grafieken. Bladzijde 8 van het Jaarverslag toont een overzicht van de laatste zes jaren van het aantal aanvragen en het daaraan verbonden bedrag van toegekende gelden. Het gemiddelde bedrag dat in 2012 voor ondersteuning werd toegekend bedroeg € 4.155,00 Dat bedrag is nagenoeg / gelijk aan dat in 2011. Het aantal aanvragen bedroeg 66, in 2011 72. Over de afgelopen zes jaar was het gemiddeld aantal aanvragen 70 en het gemiddelde bedrag € 5.144,00. In totaal had het Fonds eind 2012 83 cliënten in haar bestand staan.

De grafiek op bladzijde 3 van de Jaarrekening toont een overzicht van de aanvragen 2012 naar rang. Daaruit blijkt dat ook in 2012 de meeste aanvragen komen uit de categorie Sergeanten en Korporaals. Beide categorieën vormen overigens de grootste groepen in het personeelsbestand van de KLu.

De Raad van Bestuur is er van overtuigd dat ook in de toekomst het Fonds in staat is aanvragen voor ondersteuning te honoreren. Daarnaast is de Raad van Bestuur van mening dat het Fonds op dit moment maar zeker ook in de toekomst een belangrijke functie vervult en kan vervullen bij de ondersteuning van (ex)medewerkers van de Koninklijke Luchtmacht die om diverse redenen in financiële problemen zijn geraakt.

Schuldenproblematiek
Ook in 2012 heeft de trend zich voortgezet dat het Fonds net zoals andere soortgelijke instellingen in Nederland, geconfronteerd werd met dubieuze debiteuren en oninbare leningen. Dat had tot gevolg dat er weer een fors bedrag moest worden afgeschreven op die posten. Door een grondige controle van de administratie en aanspreken van de debiteuren door de beide penningmeesters is een substantieel bedrag teruggevorderd kunnen worden. Die acties gaan door in 2013. Tegelijkertijd werd er steeds bij grotere betalingsachterstanden op een schuldbedrag van meer dan € 5000,00 een deurwaarder ingeschakeld voor de terugvordering van de verschuldigde gelden.

Donaties
In 2012 werd onder andere vanuit de Koninklijke Luchtmacht aan donaties een bedrag ontvangen van € 4.704,92. Deze donaties waren afkomstig van de navolgende onderdelen: Defensie Helikopter Commando, het Basis Goodwill Fonds De Peel, Reünie Oud-Soesterbergers, Postactieven Volkel, Postactieven de Bakermat, Contactgroep Postactieven Eindhoven en DHC. Van de Gezamenlijke Militaire Fondsen en diverse anderen is totaal € 19.382,00 aan donaties ontvangen.

HERDENKING HENDRIK VAN WEERDEN POELMAN.

De Stichting zet de in 1994 overgenomen rechten en plichten van het graf van Hendrik van Weerden Poelman op de Algemene Begraafplaats te Lochem onverminderd voort.

SLOTWOORD

De Raad van Bestuur wil allen die meewerken aan het goed functioneren van de Stichting het van Weerden Poelman Fonds bijzonder dankzeggen voor de ondervonden steun. Een bijzonder woord van dank richt de Raad van Bestuur aan allen die de Stichting, zowel binnen als buiten de Luchtmacht, steunen in welke vorm dan ook.

Namens de Raad van Bestuur,

H.J.M. Melker
Voorzitter

R.B. Sonder
Secretaris